Rapat adalah tempat bertukar gagasan. Di ruang inilah ide-ide cemerlang diharapkan lahir. Jika tidak? Sebagai pemimpin rapat Anda perlu trik khusus untuk membuat peserta aktif dan rapat pun efektif. Dengan peserta rapat yang aktif maka rapat bisa berjalan secara efektif dengan munculnya banyak ide dari peserta rapat. Berikut ini adalah tips bagaiamana membat peserta rapat menjadi aktif :
1. Informasikan Agenda. Menurut Yunilasti Faulinda, konsultan dari Lembaga Konsultasi Pengembangan SDM, Experd “Ketika Anda mengajak rapat, jangan hanya mengabarkan tentang waktu dan tempat. Beri tahu pula agenda rapat kepada setiap peserta yang diundang, jika bisa sedetil mungkin, agar mereka bisa betul-betul menyiapkan diri dan mengumpulkan materi yang diperlukan.”
2. Waktu yang tepat. Hindari menyelenggarakan rapat pada hari-hari sibuk, ketika seisi kantor sedang menghadapi deadline. Boro-boro bersemangat untuk unjuk bicara, dijamin seluruh peserta rapat akan rajin keluar masuk ruangan, lebih lama keluarnya, untuk membersekan pekerjaan masing-masing.
3. Peserta Tepat. Pastikan bahwa orang-orang yang Anda undang adalah mereka yang berhubungan dengan materi yang akan dibahas dalam rapat. Jangan sampai kehadiran mereka di sana hanya sebagai pelengkap. Bagaimana mau bersuara bila tidak memahami dan menguasai topic pembicaraan, bukan?
4. Persiapan Teknis. Aturlah meja dan tempat duduk agar memungkinkan Anda melihat ke seluruh peserta rapat. Komunikasi akan lebih nyaman dilakukan apabila Anda dan peserta dapat saling menatap mata. Persiapkan pula peralatan yang dibutuhkan semisal sepidol, penghapus, pointer dan sebaginya agar jalannya rapat tidak terhambat di tengah jalan, karena hal-hal sepele.
5. Ice Breaking. Sebelum masuk ke agenda rapat, lakukan ice breaking dengan membahas hal-hal yang tengah ‘in’, misalnya, headline surat kabar hari ini atau pengalaman pribadi Anda yang menarik.
6. Moderator Adil. Sering terjadi, jalannya rapat didominasi oleh orang–orang tertentu sehingga peserta lainnya malas unjuk bicara. Sebagai pemimpin rapat, Anda harus mampu memainkan peran sebagai moderator yang adil dan tegas. Hindari sikap ‘one man show’ pada diri seseorang dan berikan waktu berbeicara yang sama banyaknya kepada seluruh peserta rapat.
7. Tidak Pandang Bulu. Dalam sebuah rapat, setiap peserta memiliki kedudukan setara, meski level jabatan berbeda-beda. Karena itu, Anda juga harus memperlakukan semua orang secara setara. Beri kesempatan setiap orang untuk berbicara. Jangan hanya memusatkan perhatian pada anggota rapat yangmemiliki jabatan tingi.
8. Jangan Mematahkan Ide. Rasa tidak percaya diri dan tacit salah adalah ganjalan wajar yang dimiliki oleh hampir setiap peserta rapat. Sebagai pemimpin rapat yang bijak, Anda wajib membesarkan hati para peserta dengan menampung semua ide dan pendapat yang dilontarkan, tanpa kecuali. Tekan keinginan untuk mematahkan ide, yang Anda anggap konyol sekalipun, sebelum dibahas bersama-sama.
9. Sesi Tanya Jawab. Usai membahas tema yang menjadi agenda rapat, sedikanlah sesi Tanya jawab. Pasalnya, Anda tak bisa mengharapkan semua peserta bersikap asertif dan melontarkan pendapat tanpa diminta. Selalu ada peserta yang harus mendapat pancingan. Ynag penting, beri kesempatan kepada semua orang untuk menyumbangkan pendapat mereka.
10. Bahas Yang Penting. Tak sedikit acara rapat yang berkembang menjadi sebatas acara kumpul-kumpul tanpa menghasilkan sesuatu yang berguna. Sebagai pemimpin rapat, Anda harus bisa mengembalikan pembicaraan apabila sudah menyimpang dari agenda. Boleh saja sesekali melontarkan lelucon untuk menyegarkan suasana, asalkan tujuan rapat dapat dicapai.
11. Singkat dan Padat. Waktu berlangsungnya rapat yang efektif biasanya hanya sekitar 2 jam. Selebihnya, pikiran mulai penat dan para anggota mulai sulit focus pada tema yang sedang dibahas. Karen itu, Anda harus tegas membatasi waktu. Jangan sampai, ketika agenda rapat baru tiba di topic terpenting, para anggota sudah kehilangan minta dan tenaga sehingga malas bersuara.
12. Break Dulu. Apabila agenda yang harus dibahas masih panjang, bubarkan sejenak peserta rapat selama sekitar 10-15 menit. Biarkan para peserta melakukan hal-hal yang biasa mereka lakukan untuk memulihkan energi, seperti merokok, mencuci muka dan lain-lain. Ketika masuk ke ruangan lagi, pikiran mereka sudah fresh dan ‘siap tempur’ kembali.
13. Rileks Saja. Menurut Dee Kelsey dan Pam Plumb, penulis buku Great Meeting! Great Result, perasaan nyaman turut menentukan aktif atau tidaknya para peserta rapat. Kenyamanan fisik, bisa dicapai dengan kondisi ruangan memadai, seperti pencahayaan cukup dan suhu penyejuk ruangan yang pas. Juga apabila sesuai dengan tradisi perusahan, sajian ‘stimulan’ berupa minuman dan makanan ringan. |tipsanda.com|
