Rapat merupakan agenda penting di setiap organisasi. Dalam rapat keputusan-keputusan penting ditetapkan, permasalahan diungkapkan, dan ide-ide baru dicetuskan. Rapat yang baik akan menghasilkan hal-hal yang bermanfaat bagi para peserta rapat, juga organisasi di mana rapat dijalankan. Sayangnya, terkadang rapat rapat bisa juga berjalan tidak seperti yang diharapkan.
Beragam sifat atau karakter peserta rapat punya andil dalam menentukan hasil rapat. Mungkin ada peserta rapat yang aktif menyumbang ide-ide segat, ada pula yang sibuk mencatat, ada yang hanya mengangguk-angguk, atau bahkan ada yang terkantuk-kantuk. Dengan mengenali sifat dan karakter mereka, maka Anda dapat mengendalikan rapat dengan baik.
Berikut ini adalah tips sukses bagaimana mengenali dan mengelola macam-macam sifat dan karakter peserta rapat:
- Si Moderator. Para moderator bisa dibilang pemimpin rapat. Moderator rapat bertangung jawab mengatur jalannya rapat dan menengahi setiap perdebatan. Tipe peserta rapat berjiwa moderator biasanya hadir paling awal dan paling tidak suka terlambat. Dalam diskusi, mereka sangat vocal memberi saran dan pendapat, berusaha mengahi perdebatan yang terjadi, dan mengembil kesimpulan. Tips : Beri kesempatan pada si moderator karena seringkali bisa membantu mengarahkan jalannya rapat sehingga dapat memperoleh hasil rapat yang bagus.
- Pecandu Rapat. Peserta rapat jenis ini biasanya sangat berapi-api dalam menyubangkan ide, namun lembek dalam realisasi. Mereka sangat gemar presentasi di rapat, meyakinkan semua peserta rapat akan ide-idenya dan sangat suka mengundang orang untuk rapat memabahas hal-hal yang penting sampai hal yang tidak penting. Tips: Karena seringkali ‘hanya’ menyumbangkan ide, ada baiknya si pecandu rapat dilibatkan dalam keputusan rapat, entah dijadikan ketua atau posisi yang memegang peran penting, sehingga di kesempatan mendatang dia lebih bisa bertanggung jawab terhadap ide-ide yang diusulkannya.
- Si Pembantah. Saat pemipin rapat member kebebasan kepada semua peserta untuk menyumbang ide dan masukan, si pembantah tidak akan angkat suara untuk menyumbangkan ide. Ia baru akan bicara untuk mematahkan ide orang lain. Bagi si pembantah, tak ada yang lebih benar daripada pendapatnya sendiri. Tips : Untuk menghindari adanya debat kusir, mintalah si pembantah untuk merepresentasikan gagasannya yang didukung sumber, data dan angka-angka yang akurat.
- Maniak Gadget. Para maniak gadget hadir di ruang rapat dengan prangkat-perangkat teknologi terbarunya, notebook, iPad dan ponsel pintar keluaran terbaru. Bagi mereka, rapat tidaklah menarik tanpa penggunaan gadget canggih. Untuk presentasi biasa saja, mereka sudah siap dengan power point, hasil rapat yang dicatatt di iPad, dan agenda rapat yang tersimpan rapi di ponsel. Tips: Maksudnya baik, dan mungkin memberikan pengaruh baik buat rekan-rekan peserta rapat yang lain, yakni ‘mengajak’ mereka untuk selalu up-to-date terhadap perkembangan teknologi. Jadi Anda bisa memanfaatkan kemampuannya untuk di share pada rekan-rekan yang lain.
- Mr/Miss RingRing. Dalam satu kali rapat berdurasi satu jam, si Mr/Miss Ring-ring bisa lebih dari lima kali mengangkat ponsel. Itu pun tak termasuk puluha notifikasi yang membuat ponselnya berbunyi dan bergetar selama rapat. Jika tak pandai mengatur mana panggilan telepon yang harus diangkat dan mana yang bisa ditinggalkan. Keberadaan Mr/Miss Ring-ring akan sangat menganggu jalannya rapat. Selain suara telepon yang mengganggu, mereka tak bisa focus pada rapat itu sendiri. Tips: Anda bisa mengawali rapat layaknya khotbah jumat, dimana dipesankan bahwa mengingat rapat ini adalah rapat penting jadi mohon untuk penggunaan telepon seluler bisa ‘dikondisikan’ guna efektifitas jalannya rapat. Atau bisa saja secara ektrim ketika Anda sedang bicara namun Mr/Miss ring-ring sibuk bicara di tengah rapat, Anda menghentikan pembicaraan sejenak, seakan-akan memberikan waktu bagi Mr/Miss Ring-Ring untuk bercakap-cakap dengan rekan di seberang, sehingga seluruh peserta rapat juga bisa turut memberikan ‘peringatan’ padanya.
- Si Pelawak. Perbedaan pendapat terkadang membuat suasana rapat menjadi tegang. Jika ketegangan dibiarkan terus bukan tak mungkin perselisihan terjadi. Di sini, para ‘pelawak’ di rapat berperan untuk mencairkan suasana. Sedikit humor dan candaan ringan yang mengundang tawa, baik untuk meredakan ketegangan rapat.Tips: Yang perlu dihindari, lawakan yang mendominasi rapat, karena akan mengulur waktu dan membuyarkan focus dan konsentrasi rapat.
- Si Apatis. Mereka tak membantah pendapat, tak emberi ide, dan tak mengacaukan rapat, namun tak member kontribusi yang baik untuk rapat. Para peserta rapat yang apatis cenderung tidak peduli dengan apa yang terjadi dalam rapat. Keberadaannya mereka pu sering tak disadari di dalam rapat, antara ada dan tiada! Mereka yang apatis biasanya tidak memahami benar apa hasil rapat dan berpotensi membuat kesalahan dalam menjalankan hasil rapat. Tips: Sama seperti halnya Si Pecandu Rapat, Anda bisa memberikan tanggung jawab tertentu yang merujuk pada hasil rapat. Hanya saja, berikan tanggung jawab-tanggung jawab yang ringan untuknya. Karena karakter apatisnya mungkin saja bawaan dari rasa tidak percaya dirinya terhadap rekan-rekan rapat yang lain. Dengan begitu, cara ini akan memupuk rasa percaya dirinya, sehingga dia mulai bisa berperan pada rapat-rapat selanjutnya. |dtc|
